Políticas de privacidad Jotty

1. Introducción

Esta política describe qué información recopilamos cuando utiliza el sitio, servicios, productos y contenido de Jotty (“Servicios”). También proporciona información sobre cómo almacenamos, transferimos, usamos y eliminamos dicha información, y qué opciones tiene con respecto a la información.

Esta política se aplica a la herramienta de grabación y transcripción de reuniones en línea de Jotty, incluyendo el sitio web y las aplicaciones web, así como a otros sitios web de Jotty (colectivamente “los Sitios Web”), así como a cualquier otra interacción (por ejemplo, conversaciones de soporte al cliente, encuestas a usuarios y entrevistas, etc.) que pueda tener con Jotty.

Esta política se aplica cuando actuamos como Procesador de Datos con respecto a los datos personales de los usuarios de nuestros Servicios; en otras palabras, cuando determinamos los propósitos y medios del procesamiento de esos datos personales. Para el contenido y los datos que usted carga o pone a disposición a través del Servicio (“Contenido del Usuario”), usted es responsable de garantizar que este contenido cumple con nuestros Términos de Servicio y que no viola la privacidad de otros usuarios.

2. Responsable del tratamiento

Los datos de carácter personal que se pudieran recabar directamente de la persona interesada serán tratados de forma confidencial y quedarán incorporados a la correspondiente actividad de tratamiento titularidad de Sciling SL, empresa española con domicilio en Carrer del Riu, 321, puerta 3, 46012 Valencia. Para realizar una solicitud relativa al tratamiento de datos personales, el Usuario puede contactar con nuestro Equipo de Privacidad en legal@sciling.com.

3. Recopilación de Datos

En Jotty estamos comprometidos a proteger la privacidad de nuestros usuarios. Nuestro modelo de negocio es proporcionar un servicio de pago a los usuarios que necesitan grabar, indexar y almacenar grabaciones de reuniones, y no se basa en la recopilación generalizada de datos de usuarios. Solo recopilaremos y procesaremos la información que necesitamos para brindarle el servicio y para continuar manteniendo y desarrollando el servicio.

Jotty no accede a sus grabaciones y transcripciones en ningún momento a menos que usted personalmente comparta el acceso con empleados individuales para soporte técnico. También en esos casos, solo se accederá a las grabaciones y transcripciones con derechos de acceso otorgados al miembro del equipo de soporte.

Jotty puede recopilar, almacenar y procesar diversos tipos de datos, con diferentes bases legales, según se detalla a continuación. No venderemos los datos recopilados a otras empresas.

Toda la informacion se transmite a los usuario utilizando el protocolo de cifrado de SSL.

Información de la cuenta del usuario

Los usuarios que eligen registrarse en Jotty deben hacerlo a través de un servicio de autenticación externo, por ejemplo, Google Sign-In o similar. Recopilaremos y almacenaremos la dirección de correo electrónico, el nombre y la URL de la imagen de perfil de este servicio.

Información de uso

Cuando usted interactúa con los Servicios, recopilamos y procesamos metadatos para proporcionar contexto adicional sobre la forma en que se está utilizando el Servicio. Los datos de uso pueden incluir su dirección IP, ubicación geográfica, tipo y versión del navegador, sistema operativo, fuente de referencia, duración de la visita, vistas de página y rutas de navegación del sitio web, así como información sobre el momento, la frecuencia y el patrón de uso del servicio. La fuente de los datos de uso es nuestro software de servidor y nuestro sistema de seguimiento de análisis.

Datos de análisis de productos

Jotty registra actividades suyas y de otros usuarios cuando los usuarios interactúan con nuestros sitios web o aplicaciones, cuando se visita una página o una sala, o cuando hay una conversación. Nunca accederemos al contenido de las conversaciones, salvo que el usuario que grabó este contenido con nuestros Servicios lo solicite específicamente.

Grabaciones de video

Al utilizar Jotty para grabar reuniones, usted es responsable de obtener el consentimiento de todos los participantes en la reunión antes de comenzar la grabación. La transcripción, que también puede contener datos personales, se trata de la misma manera que la grabación de video. Las grabaciones de video y transcripciones no serán accesadas por Jotty, salvo que el usuario que creó dichas grabaciones con Jotty lo solicite específicamente.

Datos de registro técnico

Como la mayoría de los servicios digitales, nuestros servidores recopilan automáticamente información cuando los Sitios Web o Servicios son accesados o utilizados y la registran en archivos de registro. Estos datos de registro pueden incluir la dirección del Protocolo de Internet (IP), la dirección de la página web visitada dentro de los Servicios, el tipo y la configuración del navegador, la fecha y hora en que se utilizaron los Servicios, información sobre la configuración del navegador y complementos, preferencias de idioma y datos de cookies.

Información del dispositivo

Jotty puede recopilar y procesar información sobre los dispositivos utilizados para acceder a los Servicios, incluyendo el tipo de dispositivo, qué sistema operativo se utiliza, configuraciones del dispositivo, IDs de aplicaciones, identificadores únicos de dispositivo y datos de fallos. La recopilación y procesamiento de esta información depende del tipo de dispositivo utilizado y de sus configuraciones.

Cookies

Jotty utiliza cookies en el sitio de Jotty y otros aspectos de los Servicios de Jotty. Las cookies, incluidos los objetos locales compartidos, son pequeños fragmentos de información que son almacenados por su navegador en el disco duro de su ordenador y funcionan asignando a su ordenador un número único que no tiene significado fuera de los Servicios de Jotty. La mayoría de los navegadores web aceptan cookies automáticamente, pero generalmente puede configurar su navegador para evitar esto. No aceptar cookies puede hacer que ciertas funciones de los Servicios de Jotty no estén disponibles para usted. Al utilizar nuestros Servicios, acepta el uso de cookies para cumplir con nuestro acuerdo de servicio con usted.

Información de ubicación

Recibimos información de usted y de otros terceros que nos ayudan a aproximar su ubicación. Podemos, por ejemplo, usar una dirección comercial enviada por su empleador, o una dirección IP recibida de su navegador o dispositivo para determinar la ubicación aproximada. Jotty también puede recopilar información de ubicación de dispositivos de acuerdo con el proceso de consentimiento proporcionado por su dispositivo.

La base legal para este procesamiento son nuestros intereses legítimos, cf. art. 6 (1) item f del GDPR, a saber, el uso de estos datos para garantizar la administración adecuada de nuestro Sitio Web y negocio, analizar el uso del sitio web y los servicios, monitorear y mejorar nuestro Sitio Web y Servicios, mejorar la experiencia del usuario, prevenir el abuso y asistir a los usuarios con consultas de soporte.

Información de soporte al cliente

Podemos procesar la información que nos envía, si decide enviar un ticket a nuestro soporte al cliente. Si nos contacta, podemos usar su Información de Cuenta, Transacción o Uso para responder.

El procesamiento de esta información es necesario para la ejecución del contrato que hemos celebrado con usted, a su solicitud (nuestros Términos de Servicio), así como nuestro interés legítimo de manejar sus solicitudes cf. art. 6 (1) item f del GDPR.

Comunicación de producto y marketing

Podemos procesar la información que nos proporciona con el fin de suscribirse a nuestros boletines informativos por correo electrónico. Puede optar por no recibirlos enviando un correo electrónico a legal@sciling.com.

Los datos de notificación pueden ser procesados con el fin de enviarle información relevante sobre productos o boletines informativos. La base legal para este procesamiento es su consentimiento cf. art. 6 (1) item a del GDPR.

Información de transacciones

Los clientes que eligen comprar una versión de pago de los Servicios proporcionan a Jotty (y a nuestros procesadores de pagos) detalles de facturación, como información de tarjeta de crédito, correo electrónico de facturación, información bancaria, ubicación en el momento de la transacción y/o una dirección de facturación.

Los datos de transacción pueden ser procesados con el fin de suministrar los servicios adquiridos y mantener registros adecuados de esas transacciones. Estos datos pueden ser utilizados con el propósito de entregar los Servicios a usted. El procesamiento de esta información es necesario para cumplir el contrato que hemos celebrado con usted, a su solicitud (nuestros Términos de Servicio) cf. art. 6 (1) item b del GDPR. Además, esta información necesita ser retenida para cumplir con la normativa contable y fiscal cf. art. 6 (1) item c del GDPR.

Notificaciones de servicio y transacciones

En ocasiones, le enviaremos correos electrónicos sobre su cuenta, cambios en el servicio o nuevas políticas. No puede optar por no recibir este tipo de correos electrónicos "de servicio o transaccionales" (a menos que elimine su cuenta) ya que son información necesaria para los Servicios.

Los fundamentos legales para el procesamiento de esta información es que es necesario para cumplir con nuestro compromiso de comunicar cambios en los planes y precios a usted en el contrato que hemos celebrado con usted, a su solicitud (nuestros Términos de Servicio) cf. art. 6 (1) item b del GDPR, y nuestro interés legítimo de comunicar información importante sobre su cuenta, cf. art. 6 (1) item f del GDPR.

Información de correspondencia

Podemos procesar la información que elija compartir con nosotros si participa en un grupo de enfoque, entrevista de investigación, concurso, actividad o evento, solicita un empleo, interactúa con nuestras cuentas de redes sociales, o se comunica de otra manera con Jotty.

Los datos de correspondencia pueden ser procesados con el propósito de comunicarse con usted y llevar registros. La base legal para este procesamiento son nuestros intereses legítimos, cf. art. 6 (1) item f del GDPR, a saber, la administración adecuada de nuestro sitio web y negocio y las comunicaciones con los usuarios.

Para todas las categorías de datos que requieran su consentimiento, le solicitaremos activamente su consentimiento antes de recopilar cualquier dato. Puede otorgar y revocar su consentimiento enviando un correo electrónico a legal@sciling.com.

4. Finalidad del tratamiento de los datos personales

Jotty utiliza los datos recopilados para diversos fines:

  1. Para proporcionar y mantener nuestro Servicio;

  2. Para notificarle sobre cambios en nuestro Servicio;

  3. Para permitirle participar en funciones interactivas de nuestro Servicio cuando elija hacerlo;

  4. Para proporcionar soporte al cliente;

  5. Para recopilar análisis o información valiosa que nos permita mejorar nuestro Servicio;

  6. Para monitorizar el uso de nuestro Servicio;

  7. Para detectar, prevenir y abordar problemas técnicos;

  8. Para cumplir cualquier otro propósito para el cual usted proporcione la información;

  9. Para cumplir con nuestras obligaciones y hacer valer nuestros derechos derivados de cualquier contrato celebrado entre usted y nosotros, incluyendo para facturación y cobro;

  10. Para proporcionarle avisos sobre su cuenta y/o suscripción, incluyendo avisos de expiración y renovación, instrucciones por correo electrónico, etc.;

  11. Para proporcionarle noticias, ofertas especiales e información general sobre otros bienes, servicios y eventos que ofrecemos que son similares a los que ya ha adquirido o sobre los que ha realizado consultas, a menos que haya optado por no recibir dicha información;

  12. De cualquier otra manera que podamos describir cuando proporcione la información;

  13. Para cualquier otro propósito con su consentimiento.

5. Retención de Datos

Los datos personales que procesamos para cualquier propósito o propósitos no se conservarán por más tiempo del necesario para ese propósito o esos propósitos.

La información de transacción se conservará durante un período mínimo de 5 años a partir de la fecha de la transacción, y por un período máximo de 10 años a partir de la fecha de la transacción.

En algunos casos, no es posible especificar de antemano los períodos durante los cuales se conservarán sus datos personales. En tales casos, determinaremos el período de retención en función de los siguientes criterios:

  1. La información de la cuenta se conservará hasta que decida eliminar su cuenta.

  2. La información sobre usted utilizada para la comunicación de productos y marketing se conservará mientras nos haya dado su consentimiento para utilizar esta información.

  3. El período de retención de la información de uso se determinará en función de la necesidad de datos históricos para determinar la validez estadística y la relevancia para decisiones de productos y monitoreo técnico.

  4. La información personal sensible, incluidas las grabaciones de reuniones, se elimina por defecto después de 6 meses de inactividad de un usuario determinado.

Independientemente de las disposiciones anteriores, podemos conservar sus datos personales cuando dicha conservación sea necesaria para el cumplimiento de una obligación legal a la que estamos sujetos, o para proteger sus intereses vitales o los intereses vitales de otra persona física.

6. Transferencia de Datos

Podemos compartir información con terceros en algunas circunstancias, incluyendo:

  1. Con su consentimiento;

  2. Con un proveedor de servicios o socio que cumpla con nuestros estándares de protección de datos (La información solo se entregará a los proveedores necesarios para cumplir con nuestro acuerdo de servicio con usted. No venderemos datos a terceros);

  3. Cuando tengamos una creencia de buena fe de que es requerido por ley, como en virtud de una citación u otro proceso legal;

  4. Para proteger el interés vital de otros, cuando tengamos motivos para creer que hacerlo evitará daños a alguien o actividades ilegales.

Nuestras categorías de proveedores de servicios y socios son:

  • Proveedores de hosting/infrastructura/almacenamiento

  • Procesadores de pagos

  • Proveedores de herramientas de análisis

  • Proveedores de herramientas de soporte al cliente

  • Proveedores de marketing y correo electrónico

  • Proveedores de herramientas de comunicación interna

  • Proveedores de herramientas computacionales de procesamiento de lenguaje natural.

7. Transferencias Internacionales de Datos

En algunas circunstancias, sus datos personales pueden ser transferidos a países fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Usted reconoce que los datos personales que envía para su publicación a través de nuestro sitio web o servicios pueden estar disponibles, a través de Internet, en todo el mundo. No podemos evitar el uso (o mal uso) de dichos datos personales por parte de otros. Para obtener información sobre qué tipos de contenido usted como usuario es responsable, consulte estos Términos de Servicio.

Nosotros y nuestros proveedores tenemos oficinas e instalaciones en España. Las instalaciones de hosting para la información de la cuenta y el almacenamiento de videos están situadas en Irlanda.

8. Sus Derechos para Acceder, Exportar o Eliminar Datos Personales

Si ha proporcionado su consentimiento para el procesamiento de sus datos personales, también puede retirar su consentimiento en cualquier momento escribiendo un correo electrónico a legal@sciling.com. Puede indicarnos en cualquier momento que no procesemos su información personal para fines de marketing, escribiendo un correo electrónico a legal@sciling.com. Puede eliminar grabaciones individuales en cualquier momento a través de nuestra interfaz web. Si elimina su cuenta, su información y contenido serán irrecuperables después de ese momento. Podemos retener información personal que usted solicite en la medida permitida por la ley.

Como individuo, se le otorgan derechos de acuerdo con la ley de protección de datos aplicable:

  1. El derecho de acceso a sus datos personales.

  2. El derecho a la rectificación de sus datos personales.

  3. El derecho a oponerse y restringir nuestro procesamiento de sus datos personales.

  4. El derecho al olvido; eliminación de sus datos.

  5. El derecho a la portabilidad de los datos.

Estos derechos no son absolutos, y puede leer más sobre sus derechos en el Reglamento General de Protección de Datos de la UE Capítulo III, o en https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/rights-citizens_en.

Para ejercer sus derechos o si tiene alguna pregunta sobre nuestro procesamiento de sus datos personales, le recomendamos que se comunique con nosotros como se describe a continuación. Sin embargo, también le informamos que puede presentar una queja ante una autoridad de protección de datos. Como empresa española, Jotty utiliza la Agencia Española de Protección de Datos como autoridad supervisora. Puede encontrar más información en el sitio web: https://www.aepd.es/. Puede contactar a su autoridad de supervisión nacional/estatal, pero Jotty mantendrá a la Agencia Española de Protección de Datos como nuestra autoridad de supervisión principal.

9. Seguridad

Hemos implementado medidas de seguridad adecuadas para evitar que tus datos personales se pierdan accidentalmente, se utilicen o accedan de manera no autorizada, se alteren o se divulguen. Todas las conexiones a Jotty están cifradas utilizando SSL, y cualquier intento de conexión a través de HTTP se redirige a HTTPS. Jotty aloja su software en las instalaciones de Amazon Web Services (AWS). Los centros de datos de AWS están certificados según las normas ISO 27001, PCI DSS Proveedor de Servicios Nivel 1, y/o cumplen con SOC 1 y 2. Nuestra base de datos se encuentra en una Nube Privada Virtual (VPC) y está protegida por grupos de seguridad restringidos.

Además, limitamos el acceso a sus datos personales a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad comercial de conocerlos. Estos solo procesarán sus datos personales siguiendo nuestras instrucciones y están sujetos a un deber de confidencialidad. Hemos implementado procedimientos para manejar cualquier sospecha de violación de datos personales y le notificaremos a usted y a cualquier regulador aplicable sobre una violación cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.

10. Privacidad de los Menores

No recopilamos ni procesamos conscientemente datos personales de menores de 16 años, y ninguna parte de nuestros Servicios está dirigida a ellos. Si usted es un padre o tutor y se entera de que su hijo nos ha proporcionado datos personales, por favor contáctenos en legal@sciling.com. Si llegamos a saber que hemos recopilado datos personales de un menor sin la verificación del consentimiento paterno, tomaremos medidas para eliminar esa información de nuestros sistemas.

11. Cambios a esta Política

Podemos modificar estos Términos en cualquier momento. Si el cambio es sustancial, se lo informaremos antes de que entre en vigor. Al utilizar Jotty a partir de la fecha de entrada en vigor, usted acepta los nuevos Términos. Si no está de acuerdo con ellos, debe eliminar su cuenta antes de que entren en vigor, de lo contrario, su uso del Servicio y del Contenido estará sujeto a los nuevos Términos.

12. Adquisición de la Empresa

En caso de que estemos involucrados en una fusión, adquisición, quiebra, reorganización o venta de activos de manera que su información sea transferida o esté sujeta a una política de privacidad diferente, le notificaremos con antelación y le daremos la opción de eliminar sus datos antes de la transferencia.